In verband met de getroffen maatregelen ter voorkoming van de verdere verspreiding van het Coronavirus houdt ons kantoor veel besprekingen op afstand, dus telefonisch of met videobellen (een conference call). Ook onze mediation gesprekken doen wij bijvoorbeeld via Teams, Zoom, WhatsApp videogesprekken, Facetime, Skype of via een ander medium. Dit deden wij al bij mediations waarbij (een van de) echtgenoten in het buitenland wonen, maar nu tijdens de Corona-maatregelen zal dit veel vaker gaan voorkomen.
Hoe werkt mediation op afstand met videobellen?
1. Van te voren sturen wij een uitgebreide e-mail met wat elke deelnemer van het gesprek kan verwachten. Bij worden een aantal stukken meegestuurd, zoals de mediationovereenkomst, zodat de deelnemers aan de mediation kunnen lezen wat de regels zijn die tijdens mediation gelden. Ook worden wat andere stukken meegestuurd, zodat u zich thuis alvast kan voorbereiden. Zoals de checklist met gegevens die te zijner tijd nodig zijn. En als er kinderen zijn: alvast een model ouderschapsplan. Verder openen wij een online dossier dat alle partijen kunnen inzien.
2. Het is de bedoeling dat voordat er inhoudelijk over de zaak wordt gesproken, alle deelnemers de mediationovereenkomst ondertekenen en terug mailen naar de mediator. Vanaf dat moment geldt voor alle partijen de geheimhoudingsplicht. Verder moeten wij uw identiteit verifiëren. Wij zullen met u bespreken op welke manier dit voor u het prettigst is, met in acht name van alle geldende privacy-regels. U kunt uw identiteitsbewijs tijdens het videobellen laten zien. Of vooraf aan het gesprek naar ons doormailen, waarbij u wordt verzocht om uw BSN onleesbaar te maken. Wij zullen uw identiteitsbewijs nergens online opslaan en uit onze mailbox verwijderen.
3. Er zal voor het gesprek ook een duidelijke agenda worden opgesteld. Uitgewisseld wordt het tijdstip waarop wordt gebeld, het medium (Facetime, Teams?) maar ook de bespreekpunten, zoals het ouderschapsplan, de financiële afwikkeling van de scheiding, etc.
4. Er zullen ook duidelijke regels tijdens het gesprek moeten worden gemaakt. Afgesproken wordt dat er zoveel mogelijk met oordopjes of een koptelefoon wordt gebeld voor beter geluid. Bijvoorbeeld dat er -vanwege de geheimhouding- echt niemand anders in de ruimte aanwezig is vanuit waar de deelnemers bellen. Dit vanwege de geheimhoudingsplicht. Ook is het met telefonisch contact nog belangrijker dat er niet door elkaar wordt gepraat.
5. Vaak zijn er meerdere gesprekken nodig. Tussen de gesprekken door kan per e-mail de nodige informatie worden uitgewisseld of kan er voor worden gekozen dat de mediator apart met de deelnemers belt. Bij face to face mediations wordt hier zoveel mogelijk vanaf gezien, maar met een online mediation zoals deze is dit soms wel raadzaam om te doen.
6. Als het is gelukt om over alle onderwerpen afspraken te maken, dan stelt de mediator het echtscheidingsconvenant en het ouderschapsplan op, zoals wij altijd doen. Wij hebben wel van u een originele handtekening nodig. Een elektronische/digitale handtekening Wij zullen dan ofwel de hard copy exemplaren van het convenant en ouderschapsplan naar u opsturen, of u kunt de stukken zelf uitprinten. Nadat deze stukken door alle deelnemers zijn ondertekend, zullen deze stukken naar de mediator moeten worden opgestuurd.
Hierna wordt alles afgewikkeld zoals we normaal gesproken ook doen.
Vragen? Bel of mail ons!